Conditions générales d'utilisation

1. Objet

Les présentes conditions générales d'utilisation (« CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme Scolarchive, éditée par Timbuktu, LLC, société américaine, qui permet l'archivage numérique et le partage sécurisé de documents scolaires (bulletins, certificats, diplômes, récompenses et autres pièces du dossier d'un élève), de la maternelle à la terminale. En créant un compte, l'utilisateur — parent, tuteur légal ou établissement partenaire — accepte sans réserve les présentes CGU.

2. Définitions

• Utilisateur : toute personne disposant d'un compte Scolarchive, quel que soit son rôle (parent, établissement, administrateur).
• Parent : père, mère ou tuteur légal d'un élève, titulaire d'un compte lui donnant accès à une ou plusieurs fiches élève.
• Établissement partenaire : école, collège, lycée ou tout établissement scolaire ayant souscrit à la plateforme pour archiver les dossiers de ses élèves et communiquer avec les parents.
• Fiche élève : espace numérique regroupant les informations et documents relatifs à un élève déterminé.
• Document : tout fichier déposé sur une fiche élève (bulletin, certificat, diplôme, photo, document d'identité ou familial, etc.).

3. Inscription et comptes

L'inscription est ouverte aux parents/tuteurs légaux et aux établissements scolaires. Chaque utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, à jour, et à maintenir la confidentialité de ses identifiants de connexion. Toute action réalisée depuis un compte est réputée effectuée par son titulaire. Un établissement doit régler les frais d'accès à la plateforme, et le cas échéant son abonnement annuel, pour que son compte soit activé.

4. Rôle de Scolarchive

Scolarchive agit en tant que plateforme technique d'hébergement et de mise en relation entre les établissements partenaires et les parents. Scolarchive ne produit, ne vérifie ni ne garantit l'exactitude, l'authenticité ou la légalité des documents déposés par les établissements ou par les parents : cette responsabilité incombe exclusivement à l'auteur du dépôt. Scolarchive met en œuvre les moyens techniques raisonnables pour assurer la disponibilité, la sécurité et la conservation durable des documents archivés.

5. Responsabilités de l'établissement partenaire

En qualité de dépositaire des dossiers scolaires de ses élèves, l'établissement partenaire s'engage à :

• garantir l'exactitude des informations et documents qu'il dépose sur chaque fiche élève ;
• ne déposer que des documents dont il dispose légitimement, dans le cadre de sa mission éducative ;
• respecter la vie privée des élèves et de leurs familles, et obtenir les autorisations nécessaires lorsque la réglementation applicable l'exige ;
• informer sans délai Scolarchive de toute anomalie, erreur de rattachement ou usage frauduleux constaté ;
• ne pas transmettre à des tiers non autorisés l'accès aux fiches élèves dont il a la charge.

6. Responsabilités du parent

Le parent s'engage à :

• vérifier l'exactitude des informations qu'il déclare ;
• ne déposer, dans les espaces qui lui sont réservés (documents d'identité, familiaux, divers), que des documents dont il a le droit de disposer ;
• préserver la confidentialité de son mot de passe et signaler immédiatement toute utilisation non autorisée de son compte ;
• régler les paiements correspondant à la formule choisie par l'établissement de son enfant (abonnement annuel, ou paiement à la demande des documents).

7. Paiement et abonnements

Selon le choix de l'administrateur de la plateforme pour chaque établissement, les parents accèdent aux documents déposés par l'école soit via un abonnement annuel par élève, soit via un paiement à la demande (à l'unité ou au forfait par classe). Les établissements règlent des frais d'accès à la plateforme, ainsi qu'un abonnement annuel optionnel. Les tarifs en vigueur sont affichés avant tout paiement. Les paiements sont traités via les prestataires Wave, Paystack (carte bancaire, mobile money) ou tout autre moyen indiqué sur la plateforme ; Scolarchive ne stocke aucune donnée bancaire.

8. Propriété des documents

Les documents déposés restent la propriété de leur auteur ou de la personne qu'ils concernent (l'élève, représenté par ses parents ou son établissement). Scolarchive n'acquiert aucun droit de propriété sur les documents hébergés et ne les utilise à aucune autre fin que leur conservation et leur mise à disposition des utilisateurs autorisés.

9. Sécurité et conservation des données

Scolarchive met en œuvre des mesures techniques raisonnables (chiffrement des mots de passe, contrôle d'accès par compte et par rôle, sauvegardes) pour protéger les documents hébergés. Les documents demeurent accessibles aussi longtemps que le compte du parent ou de l'établissement reste actif sur la plateforme. Voir notre Politique de confidentialité pour le détail du traitement des données personnelles.

10. Suspension et résiliation

Scolarchive peut suspendre ou résilier l'accès d'un compte en cas de manquement grave aux présentes CGU, de non-paiement, ou d'usage frauduleux constaté, après notification préalable lorsque les circonstances le permettent.

11. Limitation de responsabilité

Scolarchive ne saurait être tenue responsable des conséquences résultant de l'inexactitude d'un document déposé par un établissement ou un parent, d'une interruption temporaire de service liée à des causes techniques indépendantes de sa volonté, ou d'un usage non autorisé d'un compte résultant d'une négligence de son titulaire.

12. Modification des CGU

Scolarchive peut modifier les présentes CGU à tout moment pour tenir compte d'évolutions légales, techniques ou fonctionnelles. Les utilisateurs seront informés de toute modification substantielle via la plateforme.

13. Droit applicable

Les présentes CGU sont soumises au droit applicable au lieu d'établissement de Timbuktu, LLC (États-Unis). Tout litige sera préalablement soumis à une tentative de résolution amiable.

14. Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU : contact@scolarchive.app.