Politique de confidentialité
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur Scolarchive est Timbuktu, LLC (société américaine), éditeur de la plateforme. Pour toute question relative à vos données personnelles : contact@scolarchive.app.
2. Données collectées
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| Identité et contact | Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone (parent, personnel d'établissement) |
| Données de l'élève | Nom, date de naissance, classe, matricule, lien de parenté, photo (le cas échéant) |
| Documents scolaires | Bulletins, certificats, diplômes, récompenses, documents d'identité ou familiaux déposés dans une fiche élève |
| Données de paiement | Référence de transaction, montant, moyen de paiement utilisé — Scolarchive ne stocke aucune coordonnée bancaire |
| Données techniques | Journal de connexion, adresse IP, préférences de notification |
3. Finalités du traitement
- Créer et gérer les comptes utilisateurs (parents, établissements) ;
- Archiver, classer et rendre accessibles les documents scolaires aux personnes autorisées ;
- Permettre la communication entre un établissement et les parents de ses élèves (notifications, demandes de documents) ;
- Traiter les paiements et calculer les commissions dues aux établissements ;
- Assurer la sécurité de la plateforme et prévenir les usages frauduleux.
4. Base légale
Le traitement repose sur l'exécution du contrat liant l'utilisateur à Scolarchive (fourniture du service d'archivage), sur le consentement donné à l'inscription, et sur l'intérêt légitime de Scolarchive à assurer la sécurité et le bon fonctionnement de la plateforme.
5. Destinataires des données
Les données et documents relatifs à un élève ne sont accessibles qu'aux personnes suivantes :
- les parents/tuteurs légaux rattachés à la fiche de l'élève ;
- le personnel autorisé de l'établissement partenaire de l'élève, pour les seuls documents qu'il a lui-même déposés ou explicitement demandés ;
- les administrateurs de la plateforme Scolarchive, à des fins strictes de support technique et de validation des paiements.
Scolarchive ne vend, ne loue et ne partage aucune donnée personnelle avec des tiers à des fins commerciales. Les prestataires de paiement (Wave, Paystack) traitent uniquement les données strictement nécessaires à l'exécution de la transaction.
6. Durée de conservation
Les documents scolaires sont conservés aussi longtemps que le compte associé reste actif sur la plateforme, dans l'esprit d'un archivage « à vie » du parcours scolaire de l'élève. Les données de compte peuvent être supprimées sur demande, sous réserve des obligations légales de conservation éventuellement applicables aux établissements.
7. Sécurité des données
- Mots de passe stockés sous forme hachée, jamais en clair ;
- Accès aux documents strictement limité par compte et par rôle (parent, établissement, administrateur) ;
- Jetons de sécurité (CSRF) sur toutes les actions sensibles ;
- Sauvegardes régulières des données archivées.
8. Droits des utilisateurs
Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, chaque utilisateur dispose d'un droit d'accès, de rectification, de suppression et d'opposition concernant ses données personnelles et celles de l'élève dont il est responsable légal. Ces droits s'exercent en écrivant à contact@scolarchive.app.
9. Mineurs
Les fiches élèves concernent, dans la grande majorité des cas, des personnes mineures. Scolarchive ne collecte aucune donnée directement auprès d'un mineur : la création et la gestion d'une fiche élève relèvent exclusivement des parents/tuteurs légaux et de l'établissement partenaire, qui garantissent disposer des autorisations nécessaires au dépôt des documents concernant l'enfant.
10. Cookies
Scolarchive utilise uniquement des cookies techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service (maintien de la session de connexion). Aucun cookie publicitaire ou de traçage tiers n'est utilisé.
11. Réclamations
Toute réclamation relative au traitement de vos données peut être adressée à contact@scolarchive.app, ainsi que, le cas échéant, à l'autorité de protection des données personnelles compétente dans votre pays de résidence.